Rekisteriseloste
Seloste päivitetty 23.6.2021
Rekisteri, rekisterin pitäjä ja käyttötarkoitus
- Rekisterin nimi: Kennel-Rehun verkkokaupan asiakasrekisteri
- Rekisterinpitäjä: Kennel-Rehu Oy Teollisuuskuja 7, 49220 Siltakylä, puh (05) 343 1031, [email protected]
- Vastuuhenkilö: Heidi Rantanen, 044 752 6004, [email protected]
- Tallennuspaikka/järjestelmä: Pilvitallennus / Magento, Digia PLC, oma palvelin / Visma Nova, markkinointiviestinnän osalta pilvipalvelu / Liana Techologies
- Tietojen luokitus: Luottamuksellinen
- Kenellä pääsy tietoihin: Kennel-Rehun henkilökunta
Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaille, asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen ja maksujen keräämiseen ja perimiseen asiakkailta ja mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen.
Tiedot kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. Lokitietoa kerätään järjestelmien, palveluiden, laitteiden ja verkkoyhteyksien käytöstä.
Rekisterin pitämisen, sekä henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Henkilötietojen käsittelyyn ei tarvita erillistä suostumusta.
Mitä tietoja asiakkaasta kerätään?
Asiakastiedot
Jokaiselle asiakkaallemme, joka rekisteröityy "Luo tili" -toiminnon avulla, muodostuu oma asiakastili, joka antaa salasanasuojatun suoran käyttömahdollisuuden käyttää tallentamiamme käyttötietoja. Kyseisen toiminnon avulla asiakas voi tarkastella mm. tilaushistoriaansa, sekä hallita omia henkilötietojaan.
Seuraavat tiedot ovat pakollisia rekisteröinnin yhteydessä asiakastilin avaamiseksi (pakolliset kentät):
- etunimi
- sukunimi
- osoitetiedot
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- salasana
Muiden kuin yksityisasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi ja asema, organisaation y-tunnus tai vastaava sekä organisaation osoitetiedot.
Tilaustiedot
Tilaukselle tallentuvat tietyt tiedot riippumatta siitä, onko tilaus tehty rekisteröityneenä tai ei-rekisteröityneenä asiakkaana.
Jos tilaus tehdään rekisteröitymättömänä asiakkaana, tallentuu tilausjärjestelmään asiakkaan antamat tiedot jokaisen tehdyn tilauksen osalta erikseen. Laskutus- ja toimitustiedot on annettava vasta tilauksen tekemisen yhteydessä.
Tilaukselle tallentuvat seuraavat tiedot:
- etunimi
- sukunimi
- osoitetiedot
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- tilausaika
- ip-osoite, josta tilaus on tehty
- tilatut tuotteet
- tilauksen noutopaikkatiedot
- tilauksen tila
Tarvitsemme tilauksia varten oikeat nimi- ja osoitetiedot. Tarvitsemme sähköpostiosoitteen, jotta voimme lähettää tilauksen saapumisen jälkeen ja tilauksen lähettämisen jälkeen vahvistuksen, sekä yleisesti asiakkaan kanssa viestimiseen. Puhelinnumeron tarvitsemme tilanteissa, joissa asiakas on kontaktoitava nopeasti esimerkiksi toimituksen viivästyessä (esimerkiksi, jos jakeluauto myöhästyy ajoaikataulustaan).
Markkinointiviestintä
Markkinointiviestinnän tilaaminen on vapaaehtoista, ja markkinoinnillisen viestinnän voi peruuttaa tai annettuja tietoja voi muuttaa milloin tahansa uutiskirjeen alalaidasta löytyvästä linkistä. Markkinointiviestintää koskevissa kysymyksissä pakollisina tietoina kysymme seuraavat tiedot:
- etunimi
- sukunimi
- sähköpostiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- asiointipysäkki / -pysäkit
Kysymme näitä tietoja markkinointiviestintärekisterin ylläpitämiseksi sekä oikein kohdennetun markkinoinnin varmistamiseksi. Muut tiedot markkinointiviestintää koskevissa kysymyksissä ovat vapaavalintaisia, ja ne tukevat asiakasta kiinnostavan markkinointiviestintäsisällön tuottamista asiakkaalle.
Miten tietojani käytetään ja suojataan?
Henkilötietoja käytetään seuraaviin toimenpiteisiin ja tarkoituksiin:
- Asiakkuuden ylläpitämiseen
- Tilausten toimituksiin, käsittelyyn ja arkistointiin
- Asiakaskokemuksen parantamiseen
- Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
- Henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
- Väärinkäytösten estämiseen
- Paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen
Henkilötietojen osalta toteutetaan ja ylläpidetään asianmukaisia operatiivisia, hallinnollisia, fyysisiä ja teknisiä toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi tahattomalta, luvattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, paljastumiselta tai pääsyltä siten, että kaikki henkilötietojen käsittely on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista. Teknisten suojatoimenpiteiden on sisällettävä ajan tasalla oleva virustorjunta niille tiedostoille, jotka sisältävät henkilötietoja, ja näiden tiedostojen varmuuskopioille.
Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti, ja käyttäjätunnusten, salasanojen ja lokien osalta luokituksen ”erittäin luottamuksellinen” mukaisesti. Henkilötietoihin pääsyä rajoitetaan vain sellaisille työntekijöille, joilla on riittävät valtuudet ja koulutus sekä selkeästi määritelty tarve tietää henkilötietoja, ja jotka ovat sidottuja asianmukaisiin salassapitoehtoihin, ja jotka käsittelevät henkilötietoja asiakkaan ohjeiden mukaisesti, ellei pakottavassa lainsäädännössä toisin vaadita.
Emme luovuta rekisterissä olevia henkilötietoja ulkopuolisille ilman erillistä suostumusta, paitsi oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimen niin edellyttäessä. Palveluiden tarjoamiseksi ja järjestelmien toiminnan takaamiseksi voimme luovuttaa yksittäisiä tietoja yhteistyökumppaneille myös ilman suostumusta. Emme siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, paitsi palvelujen tarjoamisen, asiakkaan ja Kennel-Rehun oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaisten niin edellyttäessä.
Miten voin vaikuttaa tietojeni käyttöön tai tarkastella tietojani?
Kennel-Rehu on sitoutunut tarjoamaan asiakkailleen mahdollisuuksia vaikuttaa tietojensa käsittelyyn.
Asiakkaana sinulla on mahdollisuus ja oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen muokkausta tai poistamista. Sinulla on oikeus rajoittaa itseäsi koskevien tietojen käyttöä markkinointiviestinnässä. Kehitämme palveluamme jatkuvasti, joten toimintoja voidaan lisätä, muuttaa tai poistaa.
Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme [email protected]. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi luotonantotiedot) tai oikeus.
Voit koska tahansa lopettaa asiakastilisi ja pyytää Kennel-Rehua poistamaan omat tietosi. Voit myös pyytää Kennel-Rehun järjestelmiin sinusta tallennetut tiedot itsellesi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme, [email protected].
Asiakkaan tiedot poistetaan asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin, niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo tätä ennen. Pidempiaikainen arkistointi edellyttää henkilötietojen anonymisointia tai pseudonymisointia. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.
Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.